Khi gửi email, chúng ta thường sử dụng các trường “To”, “CC” và “BCC”. Mặc dù mục đích chính của chúng có vẻ đơn giản nhưng đôi khi có thể gây nhầm lẫn về cách sử dụng hợp lý. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu ý nghĩa và cách sử dụng “CC” và “BCC” để tối ưu hóa hiệu quả giao tiếp qua email của bạn.
1. Trường “Tới”
Trường “Tới” là trường bắt buộc trong email dành cho người nhận chính của email mà bạn muốn liên lạc trực tiếp. Khi bạn nhập địa chỉ email vào trường “To”, người đó sẽ nhận được email và được coi là bên liên quan trực tiếp trong cuộc trò chuyện.
1.1. Các trường hợp sử dụng cho trường “Tới”
- Khi bạn muốn giao tiếp trực tiếp với một hoặc nhiều cá nhân cụ thể
- Khi người nhận cần thực hiện hành động hoặc phản hồi về email
- Khi muốn gửi email cho một nhóm nhỏ, không cần phải sao chép email đó cho nhiều người khác
1.2. Ví dụ sử dụng trường “Tới”
- Gửi email cho đồng nghiệp để yêu cầu thông tin
- Gửi email cho nhóm làm việc của bạn để cập nhật tiến độ dự án
- Gửi email cho khách hàng để thông báo tình trạng đơn hàng
2. Trường “CC”
Trường “CC” (Bản sao carbon) được sử dụng để sao chép bản sao email tới những người nhận không phải là người nhận chính. Mục đích của trường “CC” là cung cấp thông tin hoặc thông báo cho những người có liên quan nhưng không trực tiếp tham gia vào cuộc trò chuyện.
2.1. Các trường hợp sử dụng cho trường “CC”
- Khi bạn muốn thông báo cho ai đó về một email nhưng họ không cần thực hiện hành động nào
- Khi bạn muốn cung cấp ngữ cảnh hoặc thông tin tham khảo cho người khác
- Khi bạn muốn theo dõi cuộc trò chuyện nhưng không cần trả lời
2.2. Ví dụ về việc sử dụng trường “CC”
- Gửi email cho đồng nghiệp để chia sẻ bản trình bày có sự tham gia của những người khác
- Gửi email cho người giám sát của bạn để cập nhật cho họ về một dự án mà họ có thể quan tâm
- Gửi email cho bên thứ ba tham gia vào cuộc trò chuyện nhưng không phải là người nhận chính
3. Trường “BCC”
Trường “BCC” (Bản sao mù) được sử dụng để sao chép bản sao email cho người nhận mà không tiết lộ địa chỉ email của họ cho những người nhận khác. Trường “BCC” thường được sử dụng khi bạn muốn giữ bí mật danh tính của người nhận hoặc khi bạn không muốn họ liên lạc với nhau.
3.1. Các trường hợp sử dụng cho trường “BCC”
- Khi bạn muốn gửi email cho nhiều người mà họ không biết danh tính của nhau
- Khi bạn muốn giữ bí mật danh tính của một hoặc nhiều người nhận
- Khi bạn muốn gửi bản sao email cho chính mình để lưu trữ hoặc tham khảo
3.2. Ví dụ sử dụng trường “BCC”
- Gửi email danh sách khách hàng tiềm năng bạn muốn tiếp cận nhưng không muốn họ biết danh tính của nhau
- Gửi email cho một vài người để thông báo một sự kiện bí mật
- Gửi email cho chính bạn để tạo một bản sao của email cho kho lưu trữ của bạn
4. Tóm tắt sự khác biệt giữa “To”, “CC” và “BCC”
| Trường học | Mục đích | Trạng thái tiết lộ |
|---|---|---|
| To lớn | Đối với người nhận chính, hành động là cần thiết | Địa chỉ email được hiển thị cho tất cả người nhận |
| CC | Để thông báo cho những người có liên quan khác không cần phải làm gì | Địa chỉ email được hiển thị cho tất cả người nhận |
| BCC | Để sao chép email đến người nhận bí mật | Địa chỉ email không được tiết lộ cho người nhận khác |
5. Lợi ích của việc sử dụng “CC” và “BCC”
- Cung cấp thông tin: “CC” cho phép bạn chia sẻ thông tin với những người không cần thực hiện hành động nhưng có thể hưởng lợi từ thông tin đó.
- Luôn cập nhật cho mọi người: “CC” giúp đảm bảo rằng tất cả những người tham gia đều được cập nhật về cuộc trò chuyện, ngay cả khi họ không được yêu cầu phản hồi.
- Tạo bản ghi bằng văn bản: “BCC” có thể tạo bản ghi bằng văn bản về người đã nhận email, bản ghi này có thể hữu ích cho mục đích pháp lý hoặc tham khảo.
- Bảo vệ quyền riêng tư: “BCC” cho phép bạn giữ bí mật danh tính của người nhận, giúp bảo vệ quyền riêng tư của họ.
6. Mẹo sử dụng “CC” và “BCC” hiệu quả
- Chỉ sử dụng “CC” khi cần thiết. Tránh sao chép không cần thiết để giảm thiểu tình trạng lộn xộn trong hộp thư đến.
- Xóa danh sách “CC” của bạn trước khi trả lời email để tránh vô tình tiết lộ thông tin cho người không cần biết.
- Sử dụng “BCC” một cách thận trọng. Chỉ sử dụng “BCC” khi bảo mật là mối quan tâm hàng đầu.
- Kiểm tra kỹ các trường “Tới”, “CC” và “BCC” trước khi gửi email để đảm bảo rằng bạn đã bao gồm tất cả những người nhận dự kiến.
Kết luận
Hiểu ý nghĩa và cách sử dụng “CC” và “BCC” là điều quan trọng để giao tiếp qua email hiệu quả. Bằng cách sử dụng các trường này một cách thích hợp, bạn có thể đảm bảo rằng email của mình được gửi đến đúng người nhận, tạo hồ sơ bằng văn bản rõ ràng và bảo vệ quyền riêng tư của người nhận. Hãy ghi nhớ các nguyên tắc được nêu trong bài viết này để cải thiện chiến lược truyền thông qua email của bạn.
Nếu có thắc mắc vui lòng gửi về số HOTLINE 09633458xxx hoặc địa chỉ email tuyengiaothudo.vn@gmail.com để được giải đáp. Trân trọng!
Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: sesua.vn là website tổng hợp kiến thức từ nhiều nguồn,Vui lòng gửi email cho chúng tôi nếu có bất cứ vi phạm bản quyền nào! Xin cám ơn!
- Cách trang trí tập san 20/11 đẹp nhất cho ngày Nhà giáo Việt Nam
- Cách làm sạch ốp điện thoại Silicon, nhựa bị ố vàng
- Chuyển Covid-19 từ bệnh truyền nhiễm nhóm A sang nhóm B từ 20/10/2023
- 07 nhiệm vụ, giải pháp nâng cao năng lực quản lý nhà nước và thực thi pháp luật về chuyển đổi số
- Cách cầm kéo cắt tóc chuẩn nhất, bạn cần biết
