Quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền của ngành BHXH

Quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ hành chính thuộc thẩm quyền của ngành Bảo hiểm xã hội (Ảnh Internet)

Về vấn đề này, LUẬT HOA NHÚT trả lời như sau:

Ngày 25/9/2023, Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã ban hành Quyết định 1333/QĐ-BHXH ban hành quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ hành chính thuộc thẩm quyền của ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Quá trình số hóa văn bản, hồ sơ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của ngành Bảo hiểm xã hội

Cụ thể, thực hiện quy định tại Điều 7 Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định một số nội dung và biện pháp thực hiện trong việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục. hành chính trên môi trường điện tử, quá trình số hóa được thực hiện qua các bước sau:

(1) Sao chép tài liệu và chuyển đổi sang bản điện tử:

Thực hiện theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 8 Thông tư 01/2023/TT-VPCP:

– Người thực hiện số hóa sao từng loại văn bản thành bản điện tử và dùng chữ ký số cá nhân được giao ký trên bản điện tử trước khi chuyển sang trích xuất dữ liệu.

Ký điện tử đảm bảo các thông tin bao gồm tên người sao chụp, thời gian sao chép và vị trí chữ ký số được thể hiện ở góc trên bên trái trang đầu tiên của văn bản.

– Việc sao chụp tài liệu đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Kiểm tra số lượng hồ sơ gốc theo số bản sao để đảm bảo tất cả hồ sơ gốc đều được số hóa;

+ Đảm bảo mọi hồ sơ đều được chụp lại, bản sao chính xác, đầy đủ, đầy đủ so với bản gốc;

+ Số lượng ảnh trong bản sao phải bằng số trang đầu vào và sắp xếp theo đúng thứ tự;

+ Đối với các trang có ghi chú kèm theo: tạo 2 bản, một bản có ghi chú kèm theo tài liệu và một bản có ghi chú bỏ đi;

+ Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu trong quá trình truyền và xử lý;

+ Thông số kỹ thuật photocopy phải đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu văn bản lưu trữ tại Thông tư 02/2019/TT-BNV quy định tiêu chuẩn và yêu cầu dữ liệu thông tin đầu vào. cần bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

(2) Trích xuất dữ liệu:

Thực hiện theo quy định tại Điều 9 Thông tư 01/2023/TT-VPCP:

– Trích xuất dữ liệu được thực hiện bằng công nghệ nhận dạng ký tự quang học; Trường hợp không sử dụng được công nghệ nhận dạng ký tự quang học, viên chức sẽ tự nhập dữ liệu, đảm bảo độ chính xác so với bản giấy.

Việc trích xuất dữ liệu phải đảm bảo tối đa thông tin trong văn bản và kết quả giải quyết thủ tục hành chính đáp ứng yêu cầu quản lý, khai thác, sử dụng.

– Dữ liệu được trích xuất bao gồm ít nhất các trường dữ liệu mô tả sau:

+ Mã loại văn bản;

+ Mã số định danh cá nhân/Mã định danh điện tử của tổ chức (sau đây gọi tắt là mã định danh của cá nhân, tổ chức).

Trường hợp giấy tờ không có thông tin mã số định danh cá nhân thì thay thế bằng các thông tin sau: họ tên, ngày, tháng, năm sinh; Nếu không có thông tin về mã định danh điện tử của tổ chức thì thay thế bằng các dữ liệu sau: tên tổ chức, năm thành lập;

+ Tên văn bản;

+ Số văn bản và ký hiệu;

+ Ngày, tháng, năm cấp;

+ Cơ quan ban hành văn bản;

+ Tóm tắt nội dung chính của tài liệu;

+ Thời hạn hiệu lực (nếu có);

+ Phạm vi hiệu lực (nếu có);

+ Các thông tin, dữ liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành;

+ Thời gian thực hiện trích xuất dữ liệu.

– Trường hợp số hóa tài liệu nêu tại khoản 1, 2 Điều 4 Thủ tục ban hành kèm theo Quyết định 1333/QĐ-BHXH, nếu tài liệu bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, hợp pháp theo quy định thì người có trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính là trích xuất dữ liệu từ bản điện tử và chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu sau khi trích xuất.

– Khi xác định thủ tục hành chính được giải quyết thành công, kết quả giải quyết thủ tục hành chính, bản sao từng thành phần văn bản, dữ liệu đặc tả được cơ quan ký điện tử theo quy định sao chụp từ văn bản giấy sang văn bản điện tử. tại Nghị định 30/2020/ND-CP.

(3) Cấp mã kết quả số hóa:

Thực hiện theo quy định tại Điều 10 Thông tư 01/2023/TT-VPCP:

– Kết quả số hóa văn bản được lưu bằng mã có cấu trúc như sau: …

– Đối với văn bản là kết quả giải quyết thủ tục hành chính, mã loại văn bản là mã kết quả giải quyết thủ tục hành chính của Bảo hiểm xã hội Việt Nam thực hiện theo Quyết định 2268/QĐ-BHXH năm 2022.

Trường hợp không có mã định danh của tổ chức, cá nhân thì để trống và bổ sung dữ liệu mô tả quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 9 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1333/QĐ-BHXH.

– Đối với các văn bản khác không phải là kết quả giải quyết thủ tục hành chính thì ghi theo cấu trúc:…

(4) Lưu kết quả số hóa:

Thực hiện theo quy định tại Điều 11 Thông tư 01/2023/TT-VPCP:

– Kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ được người chịu trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính cập nhật, lưu trữ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

– Kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ có đầy đủ thông tin mã định danh của tổ chức, cá nhân được tổ chức và hiển thị trong kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin. Giải quyết các thủ tục hành chính của ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

– Sau khi kết quả số hóa tài liệu đã được cơ quan ký điện tử và lưu trữ theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Thủ tục ban hành kèm theo Quyết định 1333/QĐ-BHXH và có giá trị pháp lý, dữ liệu đặc tả sẽ được trích xuất từ ​​đó. giấy tờ có giá trị như thông tin trong giấy tờ số hóa.

– Thành phần hồ sơ thủ tục hành chính dạng giấy sau khi số hóa được chuyển về các Sở, phòng nghiệp vụ xử lý cùng với dữ liệu trên phần mềm đảm bảo thu thập thành bộ hồ sơ hoàn chỉnh.

Sau khi giải quyết xong chuyển về cục lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ và quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Hồ sơ giấy có giá trị xác minh cao nhất trong trường hợp có khiếu nại, tranh chấp.

– Thời hạn lưu trữ điện tử đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật chuyên ngành.

(Điều 7, Điều 8, Điều 9, Điều 10, Điều 11 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 1333/QD-BHXH)

Quyết định 1333/QD-BHXH có hiệu lực kể từ ngày ký.